Cara Membuat Program Referral Tempat Les Anak agar Benar-Benar Menambah Murid
Mintalah rekomendasi tepat saat orang tua bercerita sendiri bahwa kelasnya berhasil. Tentukan besaran reward dari kontribusi satu kursi tambahan, bukan dari persentase biaya kelas, lalu bayarkan setelah anak yang direkomendasikan benar-benar hadir. Catat siapa yang merekomendasikan sebelum keluarga tersebut mendaftar, kalau tidak, Anda hanya memberikan potongan harga.
Murid yang Datang dari Rekomendasi, tapi Tidak Pernah Tercatat
Bulan lalu ada keluarga yang mendaftar karena orang tua lain di ruang tunggu menyarankan tempat Anda, dan tidak seorang pun di meja depan mengetahuinya. Tanyakan kepada orang tua baru berikutnya siapa yang menyarankan mereka, karena satu jawaban itulah yang memisahkan saluran promosi yang bisa Anda jalankan dengan sengaja dari keberuntungan yang terus Anda ganti dengan biaya iklan.
Sebagian besar lembaga sebenarnya sudah rutin menerima pendaftaran melalui jalur ini dan memperlakukannya seperti cuaca. Rekomendasi tersebut datang, disyukuri, lalu tidak pernah menjadi bahan keputusan apa pun.
Kerugiannya bukan pada peluang yang terlewat. Yang hilang adalah kemampuan menilai apakah iklan Anda benar-benar menghasilkan pendaftaran, atau sekadar muncul lebih dulu di depan keluarga yang sudah diarahkan orang tua lain.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Meminta Rekomendasi?
Bukan saat pendaftaran, dan bukan pula di akhir periode kelas. Pada saat mendaftar orang tua belum memiliki apa pun untuk dijaminkan, sedangkan di akhir periode kelas mereka sedang mempertimbangkan lanjut atau berhenti.
Momen yang layak ditandai adalah ketika orang tua bercerita sendiri, tanpa diminta, bahwa perubahan positif yang berhasil. Anaknya memainkan lagu itu di rumah, ujian kenaikan tingkat berjalan lancar, atau anak yang pemalu akhirnya berani menjawab di kelas. Kalimat semacam itu adalah sinyal paling bisa dipercaya yang akan Anda dapatkan, dan masa berlakunya sangat singkat.
Mintalah saat itu juga, secara langsung, satu kali, dan cukup dengan kalimat saja. Bentuknya bisa sesederhana menyebut bahwa kalau ada keluarga lain yang sekiranya cocok dengan kelas ini, kirimkan saja kepada Anda, dan Anda berdua saya jaga dengan baik akan Anda bantu.
Alasan cara ini lebih efektif daripada poster di ruang tunggu cukup sederhana. Orang tua tidak sedang diminta mengingat program Anda, melainkan diminta pada satu-satunya momen ketika mereka memang sedang bercerita kepada orang lain.
Berapa Nilai Satu Rekomendasi bagi Lembaga Anda?
Hitung dulu sebelum menyebut angka, karena batas maksimal yang jujur bukanlah persentase dari biaya kelas. Batas tersebut sebenarnya adalah kontribusi dari satu anak tambahan di kelas yang bersangkutan.
Ambil biaya untuk satu periode kelas pertama. Kurangi dengan ongkos yang benar-benar Anda keluarkan untuk melayani satu anak tambahan di kelas yang memang sudah berjalan, yang umumnya hanya bahan ajar, karena tentor tetap dibayar entah kursinya terisi atau kosong. Sisanya adalah kontribusi, dan di kelas hari kerja yang setengah kosong angkanya mendekati seluruh biaya kelas.
Jalankan hitungan yang sama pada kelas yang sudah penuh. Anak berikutnya di sana tidak mengisi kursi kosong, melainkan memaksa Anda membuka sesi baru, merekrut pengajarnya, dan mengatur ruangannya, sehingga kontribusinya habis. Imbalan yang terasa murah hati di kelas Selasa sore bisa berubah menjadi kerugian di kelas Sabtu pagi.
Dari sini muncul aturan keputusannya. Tetapkan besaran imbalan berdasarkan kelas Anda yang paling kosong, batasi di bawah kontribusi satu kursi di kelas tersebut, dan kalau memenuhinya justru mengharuskan Anda membuka kelas yang tidak direncanakan, berarti angkanya terlalu besar.
Bentuk imbalan sama pentingnya dengan besarannya. Potongan pada invoice berikutnya milik keluarga yang merekomendasikan hanya memangkas kontribusi dari kursi yang memang akan Anda pertahankan, sedangkan uang tunai dari kas benar-benar keluar, dan keduanya bukan beban yang sama meskipun angkanya tercetak sama.
Uang tunai kepada orang tua juga merupakan pembayaran yang harus dicatat dan dijelaskan dalam pembukuan Anda, dan pertanyaan tersebut menjadi ranah akuntan, bukan rencana pemasaran. Kalau Anda ingin melihat nilai satu kursi hari kerja yang terisi sepanjang satu periode kelas sebelum memutuskan, kalkulator ROI provider bisa diisi dengan angka Anda sendiri.
Bayar Setelah Anaknya Masuk Kelas, Bukan Setelah Mendaftar
Imbalan yang cair saat pendaftaran akan menghasilkan pendaftaran. Sebagian di antaranya adalah keluarga yang tidak pernah datang untuk sesi kedua, dan Anda sudah membayar penuh untuk sebuah nama di daftar.
Kaitkan imbalannya dengan kehadiran. Pemicu yang lazim dan bisa dipertanggungjawabkan adalah akhir bulan pertama anak yang direkomendasikan, atau sejumlah sesi yang benar-benar dihadiri, dan angkanya kurang penting dibanding kenyataan bahwa syarat tersebut Anda sebutkan di depan.
Sebutkan dalam kalimat yang sama dengan tawarannya, maka ketentuan itu terkesan sebagai syarat biasa. Sampaikan syarat itu belakangan, itu akan terdengar seperti pusat kegiatan yang sedang mencari-cari alasan untuk menghindar, dan versi itulah yang diceritakan ulang antar orang tua.
Begitu haknya terpenuhi, bayarkan dengan cepat dan terlihat. Potongan yang muncul di invoice berikutnya dengan keterangan yang bisa dibaca orang tua berdampak lebih besar pada rekomendasi berikutnya dibanding besaran imbalannya sendiri.
Orang Tua Seperti Apa yang Benar-Benar Merekomendasikan?
Mengumumkan sebuah program kepada semua orang hampir tidak menghasilkan apa-apa. Meminta kepada lima orang tua yang bisa Anda sebutkan namanya justru menghasilkan sebagian besar dari yang akan Anda dapatkan, sehingga pekerjaan yang berguna adalah menentukan lima orang tersebut.
Sinyalnya sudah terlihat setiap hari oleh meja depan (front desk) Anda. Orang tua yang mendaftarkan anak keduanya sudah mengambil keputusan yang sama dua kali dan akan membela keputusan itu. Orang tua yang datang sepuluh menit lebih awal dan mengobrol dengan orang tua lain berada tepat di dalam percakapan tempat rekomendasi terjadi, dan pengelola grup WhatsApp kelas ada di setiap percakapan itu.
Orang tua yang menulis ulasan tanpa diminta sudah melakukan versi publik dari hal ini secara cuma-cuma. Meminta versi privatnya kepada mereka adalah permintaan yang jauh lebih ringan daripada kelihatannya.
Satu kelompok yang sebaiknya dilewati adalah orang tua yang anaknya sedang kesulitan. Permintaan rekomendasi akan terkesan sebagai penawaran dagang bagi keluarga yang sendirinya belum yakin, dan Anda berisiko kehilangan dua percakapan sekaligus. Momen mereka mungkin datang di pertengahan periode kelas, dan itu layak ditunggu.
Bagaimana Membedakan Rekomendasi (Referal) Murni dari Sekadar Kebetulan?
Tambahkan satu pertanyaan pada formulir pendaftaran dan ajukan tepat pada saat pendaftaran, yaitu siapa yang memberi tahu mereka tentang tempat Anda. Nama yang tertulis di kolom tersebut adalah atribusi. Jawaban yang dikumpulkan tiga minggu kemudian melalui telepon hanyalah ingatan, dan biasanya ingatan yang terlalu berbaik hati (tidak akurat).
Aturan waktu itulah inti pengukurannya. Kalau orang tua yang merekomendasikan sudah disebut namanya sebelum keluarga baru mendaftar, Anda memang mendapat rekomendasi. Kalau namanya baru muncul setelah imbalannya diklaim, yang Anda punya adalah potongan harga atas pendaftaran yang sudah Anda menangkan, dan membayarnya mengajarkan kepada semua orang bahwa klaim adalah bagian yang paling mudah.
Baca kolom tersebut sebulan sekali, bukan setahun sekali. Ada dua hal yang Anda cari, yaitu berapa pendaftaran yang membawa nama orang tua, dan berapa total imbalan yang Anda keluarkan untuk pendaftaran itu.
Bandingkan total tersebut dengan belanja iklan Anda pada bulan yang sama beserta jumlah pendaftaran yang dihasilkannya. Kalau rekomendasi lebih murah per pendaftaran, keputusannya bukan memuji promosi dari mulut ke mulut dalam rapat. Yang perlu dilakukan adalah memindahkan sebagian anggaran iklan ke imbalan dan meminta kepada lebih banyak orang tua bulan depan.
Pertemuan pertama keluarga yang direkomendasikan biasanya terjadi pada sesi terbuka atau kunjungan pertama, jadi permudah cara memesan kunjungan tersebut dibanding mengharuskan seseorang mengangkat telepon. Halaman booking langsung dan trial class memang dibuat untuk serah terima seperti itu.
Satu Kolom yang Perlu Ditambahkan, dan Batas yang Perlu Diketahui
Pertanyaan tentang siapa yang mengarahkan mereka sebaiknya berada di formulir yang memang diisi keluarga, bukan di spreadsheet terpisah yang dirawat seorang staf sampai ia berhenti bekerja. Happy Kamper menyimpan data pendaftaran dan formulir digital berdampingan dengan jadwal kelas dan catatan pendaftarannya sendiri, yang memang menjadi tempat periode kelas pertama sebuah keluarga baru disiapkan.
Yang tidak dilakukannya adalah menjalankan program tersebut untuk Anda. Tidak ada alur pertanyaan, tidak ada lead ownership, dan tidak ada tenggat waktu follow-up di dalam produk, serta tidak ada bagian mana pun yang memutuskan bahwa satu pendaftaran adalah milik orang tua tertentu atau menghitung berapa yang harus Anda bayarkan kepadanya.
Bagian itu tetap menjadi milik Anda, yaitu permintaannya, pemicunya, imbalannya, dan pembacaan kolom tersebut setiap bulan. Software menyimpan catatan siapa yang mendaftar dan kapan, sedangkan penilaian tentang alasannya adalah pekerjaan yang sesungguhnya Anda kerjakan.
Tulisan ini merupakan informasi umum tentang mengelola lembaga, bukan nasihat mengenai cara memperlakukan pembayaran referral di pembukuan atau kontrak Anda. Sampaikan pertanyaan tersebut kepada akuntan Anda.
