Kewajiban Menghapus Data Pribadi Anak, dan Batas Waktunya

UU 27/2022 menyerahkan sebagian besar detail prosedurnya kepada peraturan pelaksana, sehingga mekanisme yang dijabarkan di sini masih mungkin berubah. Pastikan kembali posisi aturannya sebelum Anda menjadikannya dasar tindakan.

Data siapa yang sebenarnya Anda simpan setelah anak berhenti?

Sebuah keluarga berhenti delapan belas bulan lalu, dan foto anaknya, catatan alergi, serta nomor telepon orang tuanya masih tersimpan di tablet kelas dan di grup WhatsApp lama. Menurut undang-undang pelindungan data pribadi di Indonesia, kondisi tersebut bukan pengarsipan melainkan pemrosesan yang masih berjalan, dan izin yang Anda pegang sudah habis bersamaan dengan berakhirnya tujuannya.

Aturannya adalah UU 27/2022, yang menggolongkan data anak sebagai data pribadi bersifat spesifik, setara dengan data kesehatan dan data biometrik. Alhasil, daftar kelas yang memuat tanggal lahir dan catatan alergi termasuk jenis catatan yang paling ketat diatur dalam undang-undang tersebut, bukan sekadar data kontak biasa.

Penggolongan itu juga menjelaskan mengapa persetujuan yang Anda ambil saat pendaftaran melekat pada orang tua, bukan pada berkasnya. Pemrosesan data pribadi anak wajib mendapat persetujuan orang tua atau wali, dan persetujuan untuk satu periode kelas renang tidak otomatis mencakup penyimpanan foto tiga tahun kemudian.

Undang-undang tidak pernah menyebut berapa tahun

Banyak pengelola menunggu diberi tahu berapa lama masa retensinya, dan kepastian tersebut tidak pernah datang. UU 27/2022 justru menetapkan hal yang lebih menuntut, karena ketika pemrosesan bersandar pada persetujuan, Anda wajib menyatakan masa retensi dokumen yang memuat data itu pada saat Anda memintanya.

Angka tersebut Anda sendiri yang menetapkan dan mempertanggungjawabkannya, dan harus sudah tertulis sebelum orang tua pertama menandatangani apa pun. Lembaga tanpa masa retensi tertulis sudah melewatkan satu kewajiban yang sebenarnya tidak memerlukan biaya sama sekali.

Tetapkan berdasarkan tujuan, bukan berdasarkan kenyamanan, satu baris untuk setiap jenis catatan. Data kehadiran dan catatan perkembangan mendukung klaim mengenai apa yang benar-benar diajarkan kepada seorang anak, sehingga wajar bila masa simpannya dihitung sejak kelas terakhir. Foto yang dipakai dalam sebuah kampanye promosi memiliki tujuan yang berakhir bersamaan dengan kampanyenya.

Uji dengan satu pertanyaan sederhana, yaitu apakah Anda bisa menyebutkan catatan itu masih dipakai untuk apa. Nomor telepon yang mengendap di grup kelas untuk periode kelas yang sudah selesai tidak memiliki jawaban atas pertanyaan tersebut, begitu pula folder foto yang tidak pernah dipakai.

Apa bedanya menghapus dan memusnahkan data?

Undang-undang tersebut memakai dua kata berbeda dan menyematkan pemicu yang berbeda pula pada masing-masing. Penghapusan menjadi wajib ketika data tidak lagi diperlukan untuk tujuannya, ketika orang tua menarik persetujuan, ketika orang tua memintanya, atau ketika data diperoleh secara melawan hukum.

Pemusnahan merupakan kewajiban yang lebih sempit, dan melekat pada berakhirnya masa retensi menurut jadwal retensi arsip, pada permintaan orang tua, serta pada catatan yang tidak terkait penyelesaian proses hukum. Pembacaan praktisnya, penghapusan mengeluarkan catatan dari penggunaan, sedangkan pemusnahan membuatnya tidak lagi bisa dipulihkan.

Keduanya berujung pada kewajiban yang sama, dan bagian inilah yang paling sering terlupakan. Anda wajib memberi tahu orang tua bahwa penghapusan atau pemusnahan sudah dilakukan, sehingga Anda perlu mengetahui posisi setiap salinannya sebelum bisa menyatakan catatan tersebut benar-benar hilang.

Tujuan adalah kata kunci di setiap pemicu tadi. Catatan kehadiran mendukung klaim tentang periode kelas yang sudah diberikan, catatan medis mendukung keselamatan anak di ruang kelas, dan foto promosi mendukung sebuah kampanye, sehingga ketika periode kelas, pendaftaran, atau kampanyenya berakhir, dasar untuk menyimpan catatan itu ikut berakhir.

Berapa lama waktu Anda saat orang tua mengajukan permintaan?

Tiga hari, dan hitungannya tertulis di dalam undang-undang, bukan di standar layanan Anda. Permintaan akses terhadap data yang Anda simpan, beserta rekam jejak pemrosesannya, wajib dijawab dalam 72 jam sejak permintaan tersebut masuk.

Penarikan persetujuan berjalan pada hitungan waktu yang sama. Begitu orang tua menarik persetujuan, pemrosesan wajib dihentikan dalam 72 jam, yang pada lembaga dengan empat staf berarti seseorang harus melihat pesan itu di hari yang sama, bukan di akhir pekan.

Oleh karena itu, persoalannya lebih dekat ke keputusan penempatan staf daripada ke persoalan hukum. Tunjuk satu orang dan satu alamat penerima permintaan, sampaikan alamat tersebut kepada orang tua saat pendaftaran, dan catat tanggal setiap permintaan masuk, karena tenggatnya dihitung sejak diterima dan bukan sejak sampai ke meja yang tepat.

Permintaan juga jarang datang dengan menyebut dirinya sebagai permintaan resmi. Orang tua yang meminta Anda menurunkan sebuah foto dari Instagram, atau meminta berhenti dikirimi pesan kelas, sedang menggunakan haknya terlepas dari disebut atau tidaknya undang-undang tersebut, dan hitungan waktunya dimulai dari pesan itu.

Penyedia software bukan pihak yang menanggung kewajibannya

Anda memindahkan catatan ke sebuah app dua tahun lalu, dan hal tersebut mengubah tempat penyimpanannya, bukan pihak yang bertanggung jawab atasnya. Pemrosesan yang dilakukan prosesor atas perintah pengendali data pribadi tetap menjadi tanggung jawab pengendali, sehingga permintaan orang tua tetap jatuh ke lembaga Anda.

Happy Kamper menyimpan jenis catatan yang sedang dibicarakan di sini. Profil anak berisi catatan medis dan kontak darurat, pencatatan kehadiran berikut waktunya, daily update berupa foto, video, catatan aktivitas, catatan makan dan catatan perkembangan, serta pesan yang dikirim ke orang tua berada di satu tempat, dan hal itulah yang membuat sebuah permintaan bisa dijawab sama sekali. Menyimpan catatan tersebut bukan berarti kewajibannya sudah tuntas, karena platform ini tidak menghasilkan pelaporan dalam format resmi pemerintah, dan keputusan mengenai apa yang dihapus beserta waktunya tetap berada di tangan lembaga.

Mengetahui posisi setiap salinan justru menjadi bagian terbesar pekerjaannya. Catatan di dalam sistem merupakan catatan yang bisa Anda temukan, sedangkan salinan di smartphone pribadi, di spreadsheet hasil unduhan, atau di grup chat justru membuat pemberitahuan pada bagian sebelumnya menjadi sesuatu yang tidak bisa Anda kirim dengan jujur.

Apa yang harus dilakukan jika terjadi kebocoran data?

Kegagalan pelindungan data pribadi memicu pemberitahuan tertulis, bukan rapat. Undang-undang tersebut sudah tegas pada tiga hal, yaitu Anda memiliki waktu 72 jam, pemberitahuannya ditujukan kepada orang tua sekaligus lembaga pengawas, dan isinya wajib menyebutkan data apa yang terungkap, kapan dan bagaimana hal itu terjadi, serta apa yang sedang Anda lakukan untuk menanganinya.

Ketiga isi tersebut sudah merupakan seluruh kerangka suratnya, jadi susun sekarang sebelum Anda membutuhkannya. Lembaga yang menyusun pemberitahuan itu pada hari kerja biasa akan menghasilkan dokumen yang jauh lebih baik dibanding lembaga yang menyusunnya pada sore hari ketika sebuah tablet hilang.

Bagian yang belum jelas adalah ke mana pemberitahuan tersebut sebenarnya dikirimkan. Lembaga pengawas yang disebut dalam undang-undang tersebut dibentuk berdasarkan penetapan Presiden, dan pembentukannya berikut tata cara pelaksanaan wewenangnya diserahkan kepada peraturan pelaksana.

Oleh karena itu, tenggat waktu dan ketiga isi pemberitahuannya sudah dipastikan dalam undang-undang tersebut, dan Anda bisa menyiapkannya mulai sekarang. Jalur penyampaiannya justru menjadi bagian yang sebaiknya dikonfirmasi kepada profesional, bukan disimpulkan sendiri.

Pekerjaan satu pekan, disusun berurutan

Tidak ada bagian dari semua ini yang memerlukan konsultan untuk memulainya. Tuliskan apa saja yang Anda simpan beserta alasannya, satu baris untuk setiap jenis catatan, lalu tandai apa yang benar-benar Anda pegang pada masing-masing baris. Dua atau tiga kategori ternyata sudah kehilangan tujuannya sejak bertahun-tahun lalu, dan yang terlantar biasanya langsung terlihat pada pemeriksaan pertama.

Setelah itu tetapkan masa retensi untuk masing-masing, cantumkan di formulir pendaftaran, tunjuk orang yang menerima permintaan, dan susun draf pemberitahuan kebocoran data. Pelanggaran terhadap kewajiban penghapusan, pemberitahuan, dan pencatatan dikenai sanksi administratif dengan denda paling tinggi dua persen dari pendapatan tahunan, sehingga besaran risikonya mengikuti skala lembaga dan bukan angka tetap.

Urutannya lebih menentukan dibanding kecepatannya. Lembaga yang sudah menuliskan masa retensinya dan menunjuk penanggung jawabnya bisa menjawab orang tua dalam satu sore, sedangkan yang belum melakukan keduanya akan menghabiskan sore tersebut untuk mencari tahu siapa yang menyimpan foto-fotonya.