Alasan Sekolah Musik dan Tari di Indonesia Beralih ke Pengelolaan Digital

Mengapa WhatsApp tidak memadai untuk menjalankan sekolah musik atau tari?

WhatsApp merupakan alat komunikasi serba guna, dan menjalankan sekolah musik atau tari melaluinya seperti menjalankan perpustakaan melalui ruang obrolan. Hampir setiap sekolah musik atau tari di Indonesia menjalankan minimal satu grup WhatsApp untuk komunikasi dengan orang tua.

Banyak yang menjalankan beberapa sekaligus, yaitu satu untuk setiap kelas, satu untuk setiap jenjang alat musik, serta satu untuk pengumuman pentas. Logikanya masuk akal sebab orang tua memang sudah berada di WhatsApp, pesannya terkirim seketika, dan semua orang bisa dijangkau.

Hambatannya muncul seiring waktu. Pesan grup yang mengumumkan penjadwalan ulang kelas terkubur di bawah reaksi dan balasan. Orang tua yang bergabung enam bulan lalu menggulir ke atas sambil mencari jadwal yang ia butuhkan.

Seorang pengajar mengirim catatan latihan ke grup yang berisi orang tua dari tiga jenjang berbeda, dan separuhnya menganggap catatan itu tidak relevan. Pesan pengingat tagihan yang dikirim ke grup berujung pada lima orang tua berbeda yang menanyakan hal sama mengenai sisa tagihannya masing-masing.

Berapa banyak waktu staf yang dihabiskan untuk menjadwalkan ulang satu kelas?

Menjadwalkan ulang satu kelas di sekolah musik seharusnya sederhana, yaitu mencari waktu baru, memberi tahu murid beserta orang tuanya, lalu memperbarui kalendernya. Dalam praktiknya, hal tersebut melibatkan pengenalan murid mana saja yang berada di kelas terdampak, pencarian data kontak setiap keluarga, pengiriman pesan satu per satu atau pengumuman grup yang belum tentu menjangkau semuanya, lalu pembaruan manual atas dokumen jadwal apa pun yang dipakai sekolah tersebut.

Kalau kelas yang dijadwalkan ulang tersebut berpengaruh pada penagihan karena sesi pengganti ditawarkan, penyesuaiannya harus dilacak terpisah lalu diterapkan manual pada akhir bulan. Kalau kelas yang dijadwalkan ulang itu menjadi alasan seorang orang tua mengharapkan kredit yang ternyata tidak pernah muncul di fakturnya, percakapan yang menyusul memakan waktu lebih banyak dibanding penjadwalan ulang aslinya.

Mengapa penagihan akhir bulan menimbulkan begitu banyak hambatan di sekolah musik?

Sekolah musik dan tari di Indonesia umumnya menagih secara bulanan, entah berupa biaya bulanan tetap maupun berbasis per sesi. Apa pun modelnya, proses penagihan akhir bulan di sekolah berbasis kertas mengikuti pola yang akrab, yaitu mengumpulkan catatan kehadiran, menghitung tagihan setiap murid, menerbitkan faktur yang kadang di lembar kerja dan kadang ditulis tangan, mengirimkannya melalui WhatsApp, menunggu pembayarannya masuk di beberapa saluran, merekonsiliasi yang sudah terbayar, lalu mengejar yang belum.

Pesan tindak lanjutnya merupakan bagian yang paling tidak nyaman. Mengirim pesan pengingat pembayaran kepada orang tua yang sudah dua tahun memakai sekolah Anda terasa canggung ketika harus disampaikan sebagai pesan WhatsApp pribadi. Penagihan otomatis mengubahnya menjadi proses sistem alih-alih proses personal, sebab fakturnya datang dari platform, tautan pembayarannya sudah tertanam, dan kuitansinya kembali otomatis begitu pembayarannya terkonfirmasi.

Seperti apa pengelolaan digital bagi sekolah musik atau tari?

Sekolah musik atau tari yang beralih ke pengelolaan digital tidak sedang mengganti pengajarnya maupun mengubah kurikulumnya. Sekolah tersebut sedang memindahkan lapisan administrasinya dari alat seadanya menuju sistem yang terstruktur.

Murid didaftarkan di dalam sistem beserta alat musik atau gaya tarinya, jenjangnya, serta pengajar yang ditugaskan padanya. Penjadwalannya berada di dalam platform, bukan di papan tulis. Perubahan kelas memberi tahu keluarga yang terdampak melalui aplikasi orang tua, bukan melalui pesan grup.

Penagihannya terbit otomatis dari catatan kehadiran. Orang tua memeriksa jadwal, riwayat kehadiran, serta status pembayarannya melalui aplikasi tanpa mengirim pesan kepada staf.

Bagi pengelola sekolah musik dan tari di Indonesia, Happy Kamper menangani lapisan administrasi tersebut. Halaman solusi musik dan tari memperlihatkan cara alat penjadwalan, penagihan, serta komunikasi dengan orang tua saling terhubung untuk program pendidikan seni.

Apa yang perlu diantisipasi saat menjalani peralihannya?

Kekhawatiran paling umum di kalangan pengelola sekolah musik dan tari yang menimbang pengelolaan digital justru mengenai peralihannya sendiri, yaitu berapa lama waktunya, apakah orang tua mau memakai aplikasi baru, serta apakah waktu penyiapannya sepadan. Sebagian besar waktu penyiapannya habis untuk memasukkan data murid dan pendaftarannya.

Begitu sistemnya berjalan, aplikasi orang tua memberi keluarga sesuatu yang sebelumnya tidak mereka miliki, yaitu gambaran jadwal dan riwayat pembayaran yang bisa dilihat kapan saja tanpa perlu mengirim pesan kepada siapa pun, dan itulah yang memberi orang tua alasan untuk memakainya. Penagihan otomatis beserta komunikasi yang terstruktur kemudian menggantikan proses akhir bulan yang manual sejak siklus penagihan pertama.