Cara Mengatur Arus Kas Bimbel Saat SPP Masuk Terlambat

Mengapa Cash Flow Bimbel Bisa Kurang di Bulan yang Untung?

Laba dihitung sepanjang bulan, sedangkan kas dihitung pada pagi hari saat sebuah tagihan jatuh tempo. Kalau sewa keluar dari rekening pada tanggal satu dan honor tentor dibayarkan pada hari-hari pertama bulan, padahal sebagian besar keluarga membayar di minggu kedua, bulan tersebut bisa ditutup dengan untung dan tetap menyisakan satu minggu ketika saldo rekening tidak cukup untuk membayar kewajiban yang jatuh tempo.

Minggu tersebut bukan tanda bahwa lembaga Anda sedang gagal. Kondisi ini adalah selisih waktu, dan akan terulang setiap bulan sampai Anda memindahkan salah satu tanggalnya.

Risikonya justru terletak pada cara pemilik biasanya menutup selisih tersebut, yaitu dengan terlambat membayar tentor, meminta tambahan beberapa hari kepada pemilik gedung, atau membayar tagihan lembaga dengan kartu kredit pribadi. Masing-masing cara ini hanya berhasil sekali, dan setelahnya Anda membayar dengan kepercayaan atau bunga.

Perbaikannya terdiri atas tiga bagian, dan urutannya penting. Lihat selisihnya di kalender, pindahkan tanggal jatuh tempo SPP supaya berada sebelum tagihan terbesar, lalu siapkan dana cadangan untuk sisa selisih yang masih ada.

Tulis Bulan Anda sebagai Deretan Tanggal

Siapkan satu lembar dengan satu baris untuk setiap hari dalam sebulan, lalu isi dari rekening koran Anda, bukan dari ingatan. Lembar ini perlu diisi dalam tiga tahap, dan urutannya seperti berikut.

Pertama, tuliskan setiap pembayaran yang keluar dari lembaga pada hari uang tersebut benar-benar keluar. Pembayaran ini mencakup sewa, honor tentor, listrik, internet, langganan software, cicilan pinjaman, kebersihan, serta pemasok rutin, dan semuanya dicatat pada hari uangnya keluar, bukan pada hari tagihannya datang.

Kedua, tuliskan SPP pada hari uangnya benar-benar masuk selama tiga bulan terakhir, bukan pada tanggal jatuh temponya. Keluarga yang selalu membayar terlambat seminggu juga dicatat seminggu lebih lambat di lembar tersebut.

Ketiga, hitung saldo berjalan dari atas ke bawah, dimulai dari isi rekening pada tanggal satu. Angka terendah di lembar tersebut adalah titik terendah Anda, dan jarak antara titik itu dan nol adalah selisih yang perlu ditutup. Ulangi langkah ini untuk masing-masing dari tiga bulan tersebut, lalu jadikan bulan terburuk sebagai dasar perencanaan.

Kapan Tanggal Pembayaran SPP Sebaiknya Jatuh Tempo?

SPP sebaiknya jatuh tempo sebelum pembayaran tetap terbesar Anda, bukan sesudahnya. Bagi sebagian besar lembaga kecil, pembayaran tersebut adalah honor tentor atau sewa, jadi periksa lembar Anda dan lihat mana yang menciptakan titik terendah.

Untuk SPP bulanan, hal ini biasanya berarti penagihan di muka, yaitu SPP bulan depan jatuh tempo sebelum bulan depan dimulai. Lembaga yang menagih di belakang pada dasarnya mengajar selama sebulan dengan sistem utang, lalu masih menunggu satu atau dua minggu lagi untuk dibayar.

Peralihan dari penagihan di belakang ke penagihan di muka menggeser uang paling banyak dibanding perubahan lain yang bisa Anda lakukan. Alasannya, perubahan ini memajukan SPP selama satu bulan penuh, bukan hanya beberapa hari.

Kalau Anda menagih per periode kelas, logika yang sama berlaku dalam skala yang lebih besar. Biaya periode kelas sebaiknya jatuh tempo sebelum minggu pertama kelas, karena honor tentor untuk periode tersebut langsung mulai jatuh tempo, dan skema cicilan apa pun sebaiknya selesai jauh sebelum minggu terakhir, bukan tepat pada minggu itu.

Sisakan jeda beberapa hari antara tanggal jatuh tempo dan tagihan yang ingin ditutupnya. Sebagian keluarga akan selalu membayar pada hari terakhir, dan beberapa tetap terlambat meski sudah diingatkan.

Bagaimana Memindahkan Tanggal Tagihan tanpa Memicu Keberatan?

Pindahkan tanggalnya sekali saja, untuk semua keluarga, dengan pemberitahuan tertulis. Berikan pemberitahuan paling sedikit satu siklus tagihan penuh sebelumnya, lalu sebutkan tanggal jatuh tempo baru, tanggal perubahan mulai berlaku, dan satu alasan yang jujur, yaitu lembaga membayar tentor dan sewa di awal bulan dan ingin berhenti membayar keduanya dengan terlambat.

Prinsip yang sama berlaku seperti saat Anda memberi tahu orang tua tentang kenaikan biaya.

Peralihan dari penagihan di belakang ke penagihan di muka menciptakan satu bulan yang canggung, karena keluarga seolah berutang untuk bulan yang baru diajarkan sekaligus bulan berikutnya. Jangan pernah menagih keduanya sekaligus.

Anda bisa membagi tambahan satu bulan tersebut menjadi dua atau tiga bagian yang ditambahkan ke beberapa invoice berikutnya. Pilihan lainnya adalah memajukan tanggal jatuh tempo seminggu demi seminggu selama beberapa bulan sampai mencapai tanggal yang baru.

Terapkan tanggal baru bagi keluarga baru sejak invoice pertama mereka, sehingga masa peralihan hanya berlaku bagi keluarga yang sudah terdaftar. Sebelum mengumumkannya, tanyakan kepada beberapa keluarga lama kapan mereka menerima gaji. Tanggal jatuh tempo yang jatuh tepat setelah hari gajian lebih mudah dipenuhi dibanding tanggal yang jatuh tepat sebelumnya.

Apa pun pilihan Anda, cantumkan tanggal jatuh tempo di setiap invoice dan pertahankan di tanggal yang sama setiap bulan. Tanggal yang berpindah-pindah adalah tanggal yang tidak diingat siapa pun.

Apa Saja yang Harus Ditanggung Dana Cadangan?

Dana cadangan bukan persentase pendapatan yang diambil dari patokan umum. Besarannya disesuaikan dengan pembayaran yang menurut lembar Anda tidak bisa ditutup oleh SPP pada hari pembayaran tersebut jatuh tempo.

Mulailah dari selisih yang sudah Anda temukan, yaitu titik terendah paling dalam di antara bulan-bulan yang Anda petakan. Tambahkan bulan-bulan ketika SPP menipis tetapi biaya tidak ikut turun, misalnya libur sekolah ketika keluarga menjeda kelas anaknya, atau jeda antarperiode kelas ketika sewa dan honor tentor tetap berjalan. Catatan Anda sendiri untuk bulan yang sama tahun lalu menunjukkan seberapa jauh SPP turun.

Setelah itu, tambahkan pembayaran tahunan, karena pandangan bulanan menyembunyikannya. Menurut Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) 6/2016, karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih secara terus-menerus berhak atas THR sebesar satu bulan upah, dan karyawan dengan masa kerja paling sedikit satu bulan berhak atas bagian yang proporsional. THR wajib dibayarkan paling lambat 7 hari sebelum hari raya keagamaan.

Hari raya yang dimaksud adalah hari raya masing-masing pekerja, sehingga tanggalnya bisa berbeda antartentor. Hari raya tersebut adalah Idul Fitri bagi staf Muslim, Natal bagi staf Kristen, serta Nyepi, Waisak, atau Imlek bagi staf lainnya, kecuali perjanjian kerja atau peraturan perusahaan Anda menetapkan lain.

Apakah tentor paruh waktu atau tentor per sesi termasuk karyawan untuk keperluan THR merupakan pertanyaan bagi konsultan ketenagakerjaan.

Lengkapi daftarnya dengan biaya tahunan Anda sendiri, seperti sewa yang dibayar per tahun, izin atau langganan tahunan, maupun peralatan yang Anda tahu akan diganti. Dana cadangan adalah selisih bulanan terdalam ditambah biaya-biaya tersebut yang jatuh tempo sebelum Anda sempat menabung untuknya.

Mengisi Dana Cadangan tanpa Mengorbankan Kebutuhan Bulanan

Simpan dana cadangan di rekening terpisah, supaya tidak terpakai untuk tagihan biasa tanpa sengaja. Pindahkan uang ke rekening tersebut pada hari SPP masuk, bukan di akhir bulan, karena di akhir bulan sudah tidak ada lagi yang bisa dipindahkan.

Cicil pembayaran tahunan setiap bulan. Sisihkan seperdua belas upah bulanan setiap karyawan yang berhak atas THR setiap bulan, sehingga THR sudah tersedia saat tanggalnya tiba, dan lakukan hal yang sama dengan seperdua belas sewa atau izin tahunan.

Isi bagian untuk selisih bulanan lebih dulu, kemudian pembayaran tahunan, lalu bulan-bulan yang sepi. Saat Anda memakai dana cadangan, isi kembali sebelum membelanjakan apa pun yang tidak wajib, dan susun ulang lembar Anda setiap kali ada tanggal besar yang berubah, seperti sewa baru, tentor baru, atau besaran SPP yang baru.

Catatan Pembayaran di Balik Lembar Kas

Tahap kedua pada lembar tersebut membutuhkan hari ketika SPP benar-benar masuk, dan data ini lambat disusun ulang dari transfer bank dan pesan chat. Di Happy Kamper, fitur penagihan dan pembayaran menerbitkan invoice setiap keluarga dalam rupiah, dan orang tua bisa membayar melalui QRIS, transfer bank, GoPay, OVO, atau DANA, sehingga invoice dan pembayaran tersimpan di satu tempat, bukan tersebar di percakapan chat.

Kalender kas, besaran dana cadangan, dan pilihan tanggal jatuh tempo tetap menjadi keputusan Anda, sedangkan THR merupakan urusan Anda bersama penasihat Anda. Hal ini berlaku baik Anda menjalankan bimbel maupun jenis kelas lainnya.

Artikel ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Periksa pengaturan staf dan kewajiban THR Anda kepada konsultan ketenagakerjaan sebelum Anda mengandalkannya.