Onboarding Tentor Baru, Cek Hal Ini Sebelum Ia Mengajar Sendiri

Serah terima gagal di rutinitas, bukan di cara mengajar

Tentor baru menjalankan sesi uji coba dengan sangat rapi, lalu kehilangan kendali kelas pada minggu kedua ketika ia mengajar sendiri, dan tidak satu pun masalahnya berkaitan dengan cara mengajar. Ada orang tua yang datang lebih awal untuk penjemputan yang tidak pernah dicatat, seorang anak tetap ditandai hadir padahal sudah pulang karena sakit, dan satu sesi pengganti yang dijanjikan di grup chat tidak pernah masuk ke jadwal.

Ketiganya adalah rutinitas yang menjadi milik lembaga Anda, bukan milik mata pelajarannya. Proses rekrutmen memberi tahu Anda apakah seseorang bisa mengajar, dan sama sekali tidak memberi tahu apakah ia bisa menjalankan hari Selasa di tempat Anda. Keduanya keterampilan yang berbeda dan gagalnya pun dengan cara yang berbeda.

Berkas panduan yang diserahkan pada hari pertama juga tidak menutup jarak tersebut. Sebuah rutinitas hanya terlihat ketika sedang dijalankan, sehingga cara memindahkannya adalah dengan meminta tentor baru berdiri di dalamnya, lalu menjalankannya sendiri dibawah pengawasan anda.

Apa yang sebenarnya ditunjukkan pada sesi mengajar uji coba?

Sesi tersebut menunjukkan batas maksimal kemampuannya, dalam kondisi terbaik yang akan pernah Anda berikan. Sesi mengajar uji coba adalah pelajaran yang sudah disiapkan, biasanya di hadapan kelas yang murid-muridnya sudah paham aturan ruangan, dengan pemilik lembaga duduk di belakang dan secara tidak langsung menjaga ketertiban kelas tanpa disadari.

Perlakukan sesi itu sebagai bukti tentang penguasaan materi dan kehadiran diri, lalu berhenti sampai di situ. Hal tersebut bukan bukti tentang apa yang terjadi ketika seorang anak menolak mulai belajar, ketika dua orang tua ingin bicara pada saat yang sama, atau ketika kelas sebelumnya molor dan memakan bagian awal jam mengajar Anda.

Catatan ini bukan kritik terhadap sesi mengajar uji coba. Justru itulah alasan sesi trial tidak boleh menjadi hal terakhir yang Anda lihat sebelum menyerahkan daftar hadir sebuah kelas.

Rutinitas yang khas lembaga Anda, bukan milik profesi tersebut secara umum

Tuliskan hal-hal yang tetap akan salah dikerjakan oleh guru kompeten yang datang dari lembaga lain. Kebanyakan lembaga belum pernah mendokumentasikannya, dan karena itu rutinitasnya diajarkan secara tidak sengaja, insiden demi insiden.

Daftarnya biasanya lebih pendek dan jauh lebih spesifik dibanding perkiraan pemilik bisnisnya. Bagaimana seorang anak ditandai hadir, dan pada momen yang mana. Apa yang dilakukan ketika orang tua terlambat, dan siapa yang menelepon.

Ke mana catatan pelajaran disimpan, dan seberapa cepat harus diisi. Apa yang disampaikan kepada orang tua di depan pintu tentang sesi yang berjalan kurang baik, dan apa yang disimpan untuk pembicaraan melalui telepon. Keputusan mana yang diambil sendiri oleh tentor, dan mana yang menunggu Anda.

Happy Kamper menyimpan jadwal kelas dan daftar murid yang terdaftar di dalamnya, dan kehadiran bisa dicatat dengan memindai kode di pintu masuk, sehingga catatannya sendiri bukan bagian yang sulit. Bagian yang sulit adalah momen ketika tentor baru memilih untuk mencatatnya, dan tidak ada sistem yang memutuskan momen tersebut untuknya.

Berapa lama tentor baru perlu didampingi?

Cukup lama untuk melihat rutinitasnya berjalan dua kali, yang untuk kelas mingguan berarti menghitung sekitar empat sesi, bukan sekian minggu. Hitungan sesi penting karena kelas yang berjalan sekali seminggu dan kelas yang berjalan tiga kali seminggu mencapai titik yang sama pada tanggal yang sangat berbeda, dan lembaga yang berpikir dalam satuan minggu akan menyerahkan kelas pertama jauh terlalu cepat.

Tetapkan jumlahnya sebelum sesi pertama, bukan sambil berjalan. Masa pendampingan tanpa batas waktu adalah kegagalan yang paling sering terjadi di tahap ini, karena masa tersebut berakhir ketika pemiliknya sibuk, bukan ketika tentornya siap.

Sebutkan angkanya kepada tentor juga. Seseorang yang tahu dirinya diamati selama empat sesi akan bersikap berbeda dari seseorang yang menduga dirinya diamati tanpa batas waktu, dan kondisi kedua lebih buruk bagi Anda berdua.

Tangga pendampingan dan satu titik cek di tiap anak tangganya

Naikkan tentor baru melalui tahapan yang terlihat, bukan melompat dari mengamati langsung ke memegang kelas. Ia mengamati satu sesi penuh lalu menulis catatan pelajarannya, yang kemudian Anda baca berdampingan dengan catatan Anda sendiri. Ia memegang bagian tertentu dari sesi berikutnya sementara Anda memegang sisanya.

Setelah itu ia menjalankan sesi penuh dengan Anda berada di ruangan dan hanya diam. Berikutnya ia menjalankannya sendiri, dan Anda membaca catatannya pada malam harinya.

Tiap anak tangga membawa satu hal yang Anda periksa, dan hal tersebut sebaiknya disebutkan sebelum sesi dimulai, bukan dinilai sekaligus di akhir. Catatan yang ia tulis diperiksa dari sisi apakah orang tua yang membacanya akan mendapatkan sesuatu. Bagian yang ia ajarkan diperiksa dari sisi apakah ia memulai tepat waktu dan mengakhiri tepat waktu.

Sesi hening adalah anak tangga yang paling sering dipangkas pemilik lembaga, dan justru itulah yang membawa informasinya. Duduk di ruangan tanpa turun tangan memang tidak nyaman, dan hanya dengan cara tersebut Anda bisa melihat apa yang dilakukan seorang tentor ketika tidak ada yang menolong.

Apa saja yang Anda amati di luar kemampuan mengajar?

Amati awal dan akhir sesinya, bukan bagian tengahnya, karena bagian tengah adalah bagian yang sudah ia latih. Sinyalnya berada di beberapa menit pertama dan beberapa menit terakhir. Apakah ruangan sudah disiapkan sebelum anak pertama datang, atau justru saat mereka berdatangan.

Apakah anak yang masuk dengan wajah kesal sempat diperhatikan. Apakah tentornya sudah hafal nama pada sesi kedua tanpa mengecek daftar hadir. Apakah ada yang dicatat sebelum ia meninggalkan gedung, atau catatannya menunggu sampai malam lalu berubah menjadi ringkasan yang kosong.

Dua hal lagi layak diamati karena keduanya memperkirakan masalah yang akan Anda dengar dari orang tua, bukan dari tentornya. Apa yang ia lakukan ketika tidak tahu jawaban sebuah pertanyaan di depan pintu, dan apakah ia menjanjikan hal yang tidak sanggup dipenuhi jadwal. Sesi pengganti yang ditawarkan di ambang pintu adalah komitmen nyata di mata orang tua, dan tentor yang menawarkannya biasanya belum mengecek apakah slotnya tersedia.

Apa yang seharusnya berubah pada minggu setelah ia memegang kelas?

Tidak ada yang berubah pada kelasnya, dan ada yang berubah pada Anda. Tentornya kini menjalankan sesi, dan tugas Anda bergeser menjadi membaca apa yang keluar dari sesi tersebut, yaitu daftar hadir, catatan pelajaran, dan apa pun yang disampaikan orang tua tanpa ditanya.

Jadwalkan sesi evaluasi sebelum proses serah terima kelas, bukan sesudahnya, pada tanggal tertentu, dengan titik cek dari tangga pendampingan di hadapan Anda. Evaluasi yang terjadi karena ada masalah bukanlah evaluasi, melainkan keluhan, dan tentornya akan menangkapnya persis seperti itu.

Satu hal lain yang layak dilakukan pada minggu tersebut adalah menanyakan hal apa yang membuatnya ragu. Ia akan menyebut sesuatu yang tidak pernah terpikir untuk Anda ajarkan, dan hal itu masuk ke daftar Anda untuk orang berikutnya yang Anda rekrut.

Kapan Anda memutuskan pendampingan ini tidak berhasil?

Pada tanggal yang Anda tetapkan, berdasarkan titik cek yang Anda sebutkan, dan bukan berdasarkan perasaan. Kebanyakan lembaga sudah tahu jawabannya sejak di tengah proses tangga evaluasi, lalu tetap menahan tentornya satu periode kelas lagi, biasanya karena pilihan lainnya adalah memegang kelas tersebut sendiri.

Pisahkan dua penilaian sebelum Anda menyampaikan satu keputusan. Seseorang yang belum bisa menjalankan rutinitas Anda umumnya masih bisa diajari, dan jawabannya adalah satu anak tangga tambahan, bukan pengakhiran. Seseorang yang tidak menyadari ada anak masuk dengan wajah kesal adalah persoalan yang berbeda, dan pendampingan yang lebih lama tidak menjangkaunya.

Sampaikan penilaiannya sebagai sebuah rencana, apa pun hasilnya. Sementara seorang instruktur yang hanya diberi tahu bahwa mereka "hampir siap" tidak bisa melakukan apa-apa. Tentor yang diberi tahu bahwa ia hampir sampai tidak bisa berbuat apa-apa.

Bagian yang tidak diputuskan oleh platform

Happy Kamper menyimpan jadwal kelas dan daftar murid terdaftar di dalamnya, sehingga tentor baru bisa melihat anak mana yang diharapkan hadir di slot mana sejak sesi pertamanya, dan halaman penjadwalan dan pendaftaran menjelaskan cakupannya. Yang tidak dilakukannya adalah menghitung berapa orang dewasa yang berada di satu ruangan dibanding jumlah anaknya, sehingga minggu pendampingan dengan dua tentor berdiri di satu kelas bukan sesuatu yang dihitung atau diperiksa platform untuk Anda.

Platform tersebut juga tidak akan memberi tahu apakah orangnya sudah siap. Tangga pendampingannya milik Anda, titik ceknya milik Anda, dan penilaiannya adalah keputusan yang diambil oleh orang yang berada di ruangan itu. Halaman bimbel dan lembaga les membahas bagaimana sisi penjadwalannya biasanya disusun.