Kapan lembaga kursus anak perlu merekrut admin pertama?

Satu jam yang tidak menghasilkan apa pun

Anda mengetik ulang jadwal kelas hari Selasa pada pukul sepuluh malam karena dua keluarga bertukar slot dan versi yang tertempel di dinding sudah tidak akurat. Jawaban atas masalah ini bukan keputusan merekrut berdasarkan insting, melainkan sebuah pengukuran yang bisa Anda lakukan dalam dua minggu ke depan.

Pertanyaannya bukan apakah Anda mampu membayar seorang admin. Pertanyaan yang tepat adalah apakah Anda masih mampu terus menjadi admin itu sendiri, dan versi pertanyaan tersebut punya jawaban yang bisa diukur.

Apa saja yang sebenarnya Anda kerjakan setiap minggu?

Buat catatan selama dua minggu, di buku yang tersedia di meja depan atau di aplikasi catatan smartphone Anda, dengan tiga kolom. Isinya tugas apa yang dikerjakan, berapa menit waktu yang terpakai, dan apakah tugas tersebut benar-benar membutuhkan Anda secara pribadi.

Kolom terakhir itulah inti dari seluruh latihan audit ini. Mengonfirmasi perubahan jadwal, mencetak kuitansi, menjawab pertanyaan tentang jam mulai kelas pemula, mengejar bukti transfer, dan menulis ulang daftar kelas setelah ada pertukaran slot, semuanya tidak membutuhkan kehadiran pemilik lembaga, dan gabungan tugas tersebut biasanya menghabiskan sebagian besar minggu Anda.

Jalankan pencatatan selama dua minggu penuh, bukan satu minggu sebagai sampel, karena minggu pertama sebuah periode kelas dan minggu keempat adalah dua jenis pekerjaan yang berbeda. Jumlahkan menit pada kolom yang tidak membutuhkan Anda, lalu ubah angkanya menjadi satuan jam.

Jam kerja mana yang layak Anda beli kembali?

Letakkan jam kerja yang bisa dialihkan itu berdampingan dengan pekerjaan yang tidak pernah Anda sentuh. Bagi sebagian besar lembaga isinya mirip, yaitu calon murid yang pertanyaannya menggantung lebih dari sehari, keluarga yang menyelesaikan satu periode kelas tanpa pernah ditawari periode berikutnya, dan satu kelas tambahan yang terus Anda tunda.

Mulailah dari yang pertama, karena hanya itu yang bisa Anda hitung tanpa menebak-nebak. Tarik semua pertanyaan yang masuk bulan lalu, tandai berapa jam yang telah berlalu sebelum ada yang menjawab, lalu bandingkan berapa banyak yang akhirnya mendaftar antara yang dijawab cepat dan yang dijawab lambat. Lembaga yang menjawab dalam sepuluh menit dan lembaga yang menjawab dalam dua hari menjual tempat yang sama dengan harga yang sama, namun tingkat konversinya berbeda.

Perekrutan staf ini terbayar ketika jam-jam kerja Anda berhasil direbut kembali, setelah dipakai untuk daftar pekerjaan tadi, menghasilkan lebih besar dari biaya rekrutmennya. Anda sudah tahu nilai satu tempat kelas di lembaga Anda, sehingga perhitungan matematisnya cukup satu baris dan angkanya milik Anda sendiri, bukan patokan dari luar.

Daftar tugas yang menjadi deskripsi pekerjaan

Tulis pekerjaan ini sebagai daftar dari catatan Anda, bukan sebagai sebuah jabatan. Enam sampai sepuluh baris, masing-masing berisi tugas yang terjadi pada waktu yang sudah diketahui, dan masing-masing dari setiap tugas tersebut adalah hal yang berhenti berdatangan kepada Anda.

Daftar tugas yang bisa dijalankan kira-kira berbunyi seperti ini. Membuka dan menutup meja depan, melakukan check-in anak, menjawab kanal pertanyaan dalam rentang waktu yang sudah ditetapkan, mengonfirmasi perubahan jadwal dan memperbarui daftar kelas, menerbitkan serta merekonsiliasi kuitansi saat tutup, mengejar tunggakan biaya minggu itu, menjaga kelengkapan formulir pendaftaran dan catatan persetujuan, lalu menyerahkan satu ringkasan kepada pemilik di akhir minggu.

Ada dua jebakan di dalam daftar tugas tersebut. Pertama, menggabungkan pencarian murid baru ke dalam peran yang sama dengan meja depan, dan hal inilah yang membuat pekerjaannya tidak bisa diukur, karena penjualan dinilai dari jumlah pendaftaran sedangkan meja depan dinilai dari kecepatan menjawab. Kedua, melewatkan rekonsiliasi saat tutup, padahal tugas itulah yang menangkap kesalahan di semua tugas lainnya.

Tentukan penanggung jawab setiap baris sebelum ada orang yang mulai bekerja. Tugas dengan dua penanggung jawab tidak punya pemilik sama sekali, dan di lembaga berukuran kecil penanggung jawab kedua hal tersebut selalu Anda sendiri.

Paruh waktu, penuh waktu, atau orang yang sudah ada?

Sesuaikan jam kerjanya berdasarkan catatan tadi, bukan dari jam kantor standar. Lembaga yang kelasnya berjalan dari tengah siang hingga awal malam pada hari kerja dan sepanjang Sabtu pagi punya jam puncak yang jelas, dan di jam puncak itulah meja depan membutuhkan orang yang hadir di ruangan.

Posisi paruh waktu yang menutup jam sibuk adalah versi termurah yang tetap berfungsi, dan skema tersebut mencakup jam ketika orang tua benar-benar berada di dalam bangunan tempat les. Posisi penuh waktu baru terbayar begitu jam pagi punya pekerjaan nyata, yaitu penagihan biaya, pengelolaan catatan pendaftaran, dan perencanaan periode kelas berikutnya.

Mempromosikan tentor yang sudah ada adalah opsi yang paling sering dipilih pemilik usaha, dan opsi tersebut gagal dengan satu cara yang sangat spesifik. Meja depan mencapai puncaknya persis pada jam kelas berlangsung, sehingga telepon berbunyi ketika mereka sedang mengajar. Jika Anda tetap memilihnya, lindungi dua jam yang jelas bebas mengajar di dalam jadwal dan selesaikan kesepakatan kerjanya sebelum skema itu berjalan, bukan tiga bulan setelahnya.

Bulan pertama harus meninggalkan tiga hal

Nilai keberhasilan peralihan tugas ini berdasarkan hasil kerja nyata, bukan dari perasaan bahwa suasana kerja lebih tenang. Pada akhir bulan pertama, seharusnya ada tiga hal yang wujudunya belum ada, dan ketiganya harus bisa dipakai oleh siapa pun yang duduk di meja itu tahun depan.

Pertama, jawaban tertulis untuk pertanyaan yang paling sering diajukan orang tua, dengan kalimat yang Anda inginkan dipakai, mulai dari cakupan biaya, dampak kelas yang terlewat, usia awal setiap kelas, hingga barang yang perlu dibawa. Kedua, satu tempat penyimpanan daftar kelas yang berlaku, yang bisa diubah semua orang dan tidak disalin diam-diam oleh siapa pun. Ketiga, satu kalimat alur eskalasi yang menyebut keputusan apa yang diambil admin sendiri dan keputusan apa yang dilaporkan ke Anda.

Setelah itu pilih dua angka untuk dipantau, yakni kecepatan menjawab pertanyaan baru dan apakah kas di meja depan seimbang saat tutup. Keduanya terlihat tanpa perlu laporan, dan keduanya menjadi yang pertama bermasalah ketika peralihan tugas hanya dijalankan separuh.

Mengapa tidak ada yang berubah setelah rekrutmen?

Admin baru mulai bekerja, namun pekerjaannya tetap masuk ke pesan pribadi Anda, karena nomor Anda tercantum di kuitansi lama, tersimpan di smartphone orang tua, dan beredar di grup WhatsApp dari dua periode kelas lalu. Orangnya berganti, jalur masuk pekerjaannya tidak.

Ubah kanal resmi pada hari pertama admin tersebut bekerja, lalu sampaikan sekali di setiap grup orang tua. Setelah itu berhenti menjawab kanal lama dengan jawaban, dan cukup arahkan ke kanal baru, setiap kali, selama kurang lebih satu bulan. Keluarga yang menyimpan nomor Anda sejak tahun-tahun awal adalah kebiasaan yang paling sulit dipindahkan dan paling mungkin menguji aturan tersebut.

Kegagalan kedua tidak disadari dan lebih sunyi. Anda menyimpan tugas yang cepat bagi Anda dan lambat bagi orang lain, lalu sebulan kemudian admin tersebut memegang separuh daftar yang membosankan, padahal Anda masih berada di meja depan pada pukul sepuluh malam.

Software memindahkan catatan, bukan keputusan

Peralihan tugas pada dasarnya adalah soal di mana sebuah catatan disimpan, dan bagian itulah yang layak dipindahkan dari buku tulis sebelum orang kedua menyentuhnya. Happy Kamper menyimpan formulir pendaftaran, daftar tunggu, dan jadwal kelas pada kelasnya, bukan di file terpisah, sehingga daftar kelas yang diubah admin Anda adalah daftar yang dilihat tentor, dan komunikasi dengan orang tua berjalan dari tempat yang sama, bukan dari smartphone pribadi. Platform tersebut menyimpan catatan dan jadwal, namun tidak menentukan tugas mana yang Anda alihkan atau berapa jam yang Anda beli.

Jika Anda lebih suka menuliskan hitungan jam terhadap pendapatan daripada memperkirakannya, provider ROI calculator adalah bentuk dari perhitungan tersebut. Alat tersebut tidak akan memberi tahu tugas mana yang perlu Anda alihkan, dan bagian itu tetap menjadi penilaian yang Anda buat dari catatan dua minggu tadi.

Yang tidak dikerjakan platform ini adalah separuh urusan kepegawaian dalam artikel ini. Tidak ada nota staf dan tidak ada payroll di dalamnya, juga tidak ada pipeline pertanyaan masuk dengan kepemilikan lead maupun tenggat follow-up, sehingga kecepatan menjawab Anda ukur dengan melihat sendiri dan nota tetap berupa spreadsheet. Platform ini juga tidak memenuhi kewajiban ketenagakerjaan atau perpajakan atas nama Anda, dan syarat kontrak serta pengupahan untuk rekrutmen pertama sebaiknya dibawa ke profesional yang memahami kondisi Anda.